Zu den vor allem in kleineren Gemeinden viel genutzten aufsuchenden Formaten gehören regelmäßige direkte Begegnungen der Kinder und Jugendlichen mit der Verwaltungsspitze bzw. dem_der Bürgermeister_in. Regelmäßige Begegnungen werden dann zur Beteiligung, wenn die Anregungen der jungen Menschen aufgegriffen und umgesetzt werden. Dies kann zum Beispiel dadurch geschehen, dass die Zuständigen in der Kommunalverwaltung den Bürgermeister bzw. die Bürgermeisterin begleiten und die Anregungen protokollieren. Solche Besuche machen für die Kinder und Jugendlichen nur Sinn, wenn sie Wirkungen sehen bzw. erleben können.

Neuwied beschreibt sein Beteiligungsformat wie folgt: „Der Bürgermeister besucht einmal im Quartal Kindergärten, Schulen, Vereine und Treffpunkte von Kindern und Jugendlichen. Die Termine werden frühzeitig bekannt gegeben und die Ergebnisse der Gespräche veröffentlicht. Einmal jährlich wird dem Jugendbeirat, dem Jugendhilfeausschuss und dem Stadtrat ein Bericht vorgelegt, der eine Zusammenfassung der Gespräche und der Themen enthält, die von Kindern und Jugendlichen angesprochen wurden. Anregungen und Bedürfnisse, die von den Kindern geäußert werden, leitet der Bürgermeister an die Taskforce weiter“.

Ein Zeichen der Ernsthaftigkeit dieser Initiative ist, dass der Bürgermeister nicht nur als Repräsentant auftritt, sondern aktiv Verantwortung für die Belange der Kinder und Jugendlichen übernimmt. Vorschläge und Anregungen, die kurzfristig realisierbar sind, werden vom Bürgermeister direkt aufgegriffen und nachgehalten. Anliegen, die eine längere Bearbeitungszeit erfordern oder in andere Zuständigkeiten fallen, werden an die entsprechenden Fachbereiche weitergeleitet oder vom Bürgermeister persönlich begleitet. Die Kinder und Jugendlichen erhalten eine Rückmeldung dazu, ob und in welcher Form ihre Vorschläge umgesetzt werden konnten.